Zásady ochrany osobních údajů

1. Úvod

Tyto Zásady ochrany osobních údajů popisují, jakým způsobem ChatbotIQ („my“, „nás“) shromažďuje, používá, sdílí a chrání vaše osobní údaje při používání platformy ChatbotIQ dostupné na adresách chatbotiq.eu a app.chatbotiq.eu („Služba“).

Zavazujeme se chránit vaše soukromí a zpracovávat vaše osobní údaje v souladu s Obecným nařízením o ochraně osobních údajů (GDPR) a dalšími platnými právními předpisy o ochraně osobních údajů.

Identifikační a kontaktní údaje správce najdete v části 13. Kontakt na konci této stránky.

2. Údaje, které shromažďujeme

a) Údaje o účtu

Při vytvoření účtu shromažďujeme vaši e-mailovou adresu a v případě přihlášení prostřednictvím Google OAuth také vaše jméno a profilové informace poskytnuté společností Google. Dále ukládáme předvolby vašeho účtu, nastavení pracovního prostoru a členství v týmu.

b) Fakturační údaje

Zpracování plateb zajišťuje služba Stripe. Neukládáme čísla vašich platebních karet ani úplné platební údaje. Uchováváme pouze informace o vašem předplatitelském plánu, stavu fakturace a historii transakcí nezbytné pro správu účtu a plnění daňových povinností.

c) Údaje o používání

Při používání Služby automaticky shromažďujeme technické informace, včetně vaší IP adresy, typu prohlížeče, operačního systému, navštívených stránek, použitých funkcí a časových razítek. Tyto údaje nám pomáhají udržovat, zabezpečovat a zlepšovat Službu.

d) Údaje z chatů

Když koncoví uživatelé komunikují s chatboty vytvořenými prostřednictvím Služby, zpracováváme položené otázky a odpovědi generované AI. Tyto údaje jsou přiřazeny k pracovnímu prostoru, který vlastní daného chatbota, a slouží k poskytování Služby a analytiky vlastníkům botů.

e) Procházený obsah

Když přidáte zdroje znalostí, procházíme a indexujeme webový obsah na vámi zadaných URL adresách. Tento obsah je zpracováván za účelem generování embeddingů a poskytování odpovědí s využitím technologie RAG. Procházený text, vygenerované embeddingy a související metadata ukládáme na vlastních serverech v EU (Hetzner, Německo).

f) Žádosti o přípravu asistenta

Když nás prostřednictvím formuláře na našem webu požádáte o přípravu asistenta, shromažďujeme adresu vaší dokumentace, vaši e-mailovou adresu, případnou poznámku a vaši IP adresu. Tyto údaje používáme pouze k přípravě asistenta a ke komunikaci s vámi o něm. O jejich smazání nás můžete kdykoli požádat.

3. Právní základy zpracování

Podle článku 6 GDPR zpracováváme vaše osobní údaje na následujících právních základech:

• Plnění smlouvy Zpracování nezbytné pro poskytování Služby, správu vašeho účtu, zpracování plateb a zajištění funkčnosti chatbotů v souladu s našimi Obchodními podmínkami.
• Oprávněný zájem Zpracování nezbytné pro analytiku, zlepšování služby, bezpečnostní monitoring, prevenci podvodů a ladění. Naše zájmy vyvažujeme s vašimi právy a údaje zpracováváme pouze tehdy, pokud naše zájmy nepřevažují nad vašimi.
• Souhlas Tam, kde je to vyžadováno, získáváme váš souhlas pro marketingovou komunikaci a volitelné analytické cookies. Souhlas můžete kdykoli odvolat.
• Plnění právní povinnosti Zpracování nezbytné pro splnění platných právních předpisů, včetně daňových a účetních povinností.

4. Jak vaše údaje používáme

Shromážděné údaje používáme k:

• Provozování, údržbě a poskytování Služby, včetně procházení, indexace a generování odpovědí AI
• Zpracování plateb a správě vašeho předplatného
• Ověření vaší identity a zabezpečení vašeho účtu
• Poskytování zákaznické podpory a reagování na vaše dotazy
• Analýze vzorců používání za účelem zlepšování Služby a vývoje nových funkcí
• Zasílání transakční komunikace (např. ověření účtu, fakturační oznámení)
• Zasílání marketingové komunikace v případě, že jste se přihlásili k jejímu odběru (odhlásit se můžete kdykoli)
• Odhalování, prevenci a řešení podvodů, zneužití a bezpečnostních problémů
• Plnění právních povinností a vymáhání našich Obchodních podmínek

Interní přístup: Náš tým podpory může přistupovat k údajům z konverzací při vyšetřování problémů, poskytování technické podpory nebo zajišťování integrity služby. Veškerý takový přístup provádějí pouze oprávněné osoby a podléhá interním kontrolám přístupu.

Vaše osobní údaje ani Uživatelský obsah nepoužíváme k trénování obecných AI modelů. Vaše údaje jsou zpracovávány výhradně za účelem poskytování Služby pro vás.

5. Zpracovatelé třetích stran

Vaše údaje sdílíme s následujícími kategoriemi poskytovatelů služeb třetích stran („zpracovatelé“), kteří údaje zpracovávají naším jménem. Všichni zpracovatelé jsou vázáni smlouvami o zpracování údajů zajišťujícími přiměřená ochranná opatření. Podrobné informace včetně doby uchovávání údajů a stavu odmítnutí trénování naleznete na naší stránce Zpracovatelé.

6. Mezinárodní přenosy údajů

Naše primární infrastruktura je hostována společností Hetzner v Evropské unii (Německo). Někteří z našich zpracovatelů třetích stran se však nacházejí mimo Evropský hospodářský prostor (EHP), především v USA.

V případech, kdy jsou osobní údaje předávány mimo EHP, zajišťujeme vhodná ochranná opatření v souladu s kapitolou V GDPR, včetně standardních smluvních doložek (SCC) schválených Evropskou komisí, rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo jiných právně uznávaných mechanismů předávání.

7. Uchovávání údajů

Vaše osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou k naplnění účelů popsaných v těchto Zásadách ochrany osobních údajů nebo po dobu vyžadovanou zákonem. Obecné doby uchovávání jsou:

• Údaje o účtu Uchovávány po dobu trvání vašeho účtu plus 30 dnů po smazání účtu, aby byla umožněna reaktivace nebo export dat.
• Fakturační záznamy Uchovávány v souladu s platnými daňovými a finančními předpisy (obvykle až 10 let podle české daňové legislativy).
• Údaje z chatů Uchovávány po dobu existence příslušného bota, poté smazány do 90 dnů od smazání bota nebo ukončení účtu.
• Procházený obsah a embeddingy Smazány do 30 dnů od odebrání zdroje nebo ukončení účtu.
• Údaje o používání Uchovávány v agregované nebo anonymizované podobě pro analytické účely. Surové protokoly jsou uchovávány po dobu až 90 dnů pro účely bezpečnosti a ladění.

8. Vaše práva podle GDPR

Pokud se nacházíte v Evropském hospodářském prostoru (EHP), Spojeném království nebo Švýcarsku, máte následující práva ohledně svých osobních údajů:

• Přístup (čl. 15) Máte právo požádat o kopii osobních údajů, které o vás uchováváme.
• Oprava (čl. 16) Máte právo požádat o opravu nepřesných nebo neúplných osobních údajů.
• Výmaz (čl. 17) Máte právo požádat o smazání svých osobních údajů, s výhradou platných zákonných povinností uchovávání.
• Omezení zpracování (čl. 18) Máte právo požádat o omezení zpracování vašich osobních údajů za určitých okolností.
• Přenositelnost (čl. 20) Máte právo obdržet své osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.
• Námitka (čl. 21) Máte právo vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů na základě oprávněných zájmů.
• Odvolání souhlasu Pokud je zpracování založeno na souhlasu, můžete jej kdykoli odvolat, aniž by tím byla dotčena zákonnost předchozího zpracování.

Pro uplatnění kteréhokoli z těchto práv nás prosím kontaktujte na adrese support@chatbotiq.eu. Na vaši žádost odpovíme do 30 dnů v souladu s požadavky GDPR.

Máte rovněž právo podat stížnost u dozorového úřadu. Pro uživatele v České republice je příslušným úřadem Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ). Uživatelé v jiných členských státech EU se mohou obrátit na svůj místní úřad pro ochranu osobních údajů.

9. Cookies a sledování

K provozování Služby používáme cookies a podobné technologie:

• Nezbytné cookies Vyžadovány pro autentizaci, správu relací a základní funkčnost. Tyto nelze deaktivovat, protože bez nich by Služba nefungovala.
• Analytické cookies Volitelné cookies, které nám pomáhají porozumět tomu, jak Službu používáte. Jsou umísťovány pouze s vaším souhlasem.

Nepoužíváme cookies třetích stran pro reklamu nebo sledování. Předvolby cookies můžete spravovat prostřednictvím nastavení svého prohlížeče.

10. Údaje dětí

Služba není určena dětem mladším 16 let. Vědomě neshromažďujeme osobní údaje dětí mladších 16 let. Pokud zjistíme, že jsme neúmyslně shromáždili osobní údaje dítěte mladšího 16 let, podnikneme kroky k jejich neprodlenému smazání. Pokud se domníváte, že nám dítě mladší 16 let poskytlo osobní údaje, kontaktujte nás prosím na adrese support@chatbotiq.eu.

11. Bezpečnost

Uplatňujeme přiměřená technická a organizační opatření k ochraně vašich osobních údajů před neoprávněným přístupem, změnou, zveřejněním nebo zničením. Tato opatření zahrnují šifrování při přenosu (TLS), šifrování v klidu, kontroly přístupu a pravidelné bezpečnostní revize. Žádný způsob elektronického přenosu nebo ukládání však není zcela bezpečný a nemůžeme zaručit absolutní bezpečnost.

12. Změny těchto Zásad

Tyto Zásady ochrany osobních údajů můžeme čas od času aktualizovat. Pokud provedeme podstatné změny, upozorníme vás nejméně 30 dnů před nabytím účinnosti změn e-mailem nebo prostřednictvím výrazného upozornění ve Službě. Datum účinnosti uvedené v záhlaví této stránky bude příslušně aktualizováno. Doporučujeme vám tyto Zásady ochrany osobních údajů pravidelně kontrolovat.